Legalización de Libros

LEGALIZACIÓN DE LIBROS

Durante el mes de Abril finaliza el plazo de presentación ante el Registro Mercantil de algunos de los libros que el Código de Comercio y otras normativas fiscales, obligan a llevar a sociedades y empresarios. Por este motivo, aprovechamos la ocasión para recordar algunos aspectos relacionados con este tema.

1. Obligados a legalizar (Art. 27.1 del Código de Comercio)

Todo empresario (individual o social) que lleve contabilidad, deberán legalizar los libros que obligatoriamente se exigen según las disposiciones legales vigentes, en el Registro Mercantil de su domicilio social.

Por lo tanto, los empresarios individuales que consten dados de alta de algún epígrafe de I.A.E. (Impuesto sobre Actividades Económicas) en la categoría Empresarial (no Profesional) así como, todas las sociedades mercantiles deberán presentar para su legalización ante el Registro Mercantil la documentación que se exija principalmente por el Código de Comercio.

2. Libros a legalizar y plazos

Los libros que obligatoriamente se debe legalizar por todo empresario son: (Art. 329 Reglamento del Registro Mercantil –RRM-)

√ El libro de inventario y cuentas anuales.

√ El libro diario.

El plazo que se dispone para ello es hasta 4 meses desde el cierre del ejercicio (30 de abril para ejercicios que coinciden con el año natural).
Además, existe obligación de legalizar los siguientes libros:

√ El libro de actas (Artículo 106 RRM).

√ El libro registro de socios o libro registro de acciones nominativas (Artículo 27.3 del Código de Comercio).

Los libros auxiliares (mayores, registro IVA, etc.) no tienen que legalizados aunque sí es obligatorio disponer de ellos.

3. Opciones de Presentación de los libros  

a) Presentación de hojas encuadernadas (Artículo 333 RRM)

Los libros obligatorios pueden presentarse en hojas encuadernadas, en las que aparecerán los asientos y/o anotaciones que se habrán realizado anteriormente por cualquier procedimiento idóneo. Se encuadernarán de modo que no sea posible la sustitución de los folios y deberán tener el primer folio en blanco y los demás numerados correlativamente y por el orden cronológico que corresponda a los asientos y anotaciones practicados en ellas.

b) Presentación de libros en blanco (Artículos 332 RRM)

Existe la posibilidad de legalizar los libros antes de su utilización, encuadernados o en formato de hojas móviles, completamente en blanco y sus folios numerados correlativamente.

Tras ser legalizados deberán transcribirse los asientos y/o anotaciones contables.

Es obligatoria la legalización por este método de los libros de actas y del Libro registro de la Sociedad.

c) Presentación digital de libros

Otra opción existente es presentar los citados libros en soporte magnético, es decir, en disquete o CD-Rom. Las anotaciones contables se harán con cualquier programa informático y para formar los libros se transformarán en una hoja de cálculo soportada mediante el programa Legalia del Registro Mercantil, que puede descargar en la siguiente página web: www.registradores.org.

d) Presentación Telemática

Los libros pueden legalizar en persona ante el Registro Mercantil correspondiente o bien, a través de internet en la página web: www.registradores.org. Para su envío mediante éste último sistema, será preciso disponer del certificado de firma electrónica.

4. Lugar donde legalizar (Artículos 329, 337 y 330 RRM).

Los libros obligatorios se legalizarán en el Registro Mercantil del domicilio social del empresario. En los supuestos de cambio de domicilio tendrá pleno valor la legalización efectuada por el Registro de origen.

Las sucursales que dispongan de libros propios, independientes de la sociedad principal, podrán legalizarse en el Registro Mercantil del domicilio de la sucursal.

5. Plazo para la legalización (Artículos 333, 335 y 336 del RRM)

El plazo de presentación de los libros de contabilidad (diario e inventario y balances) es antes de que transcurran los 4 meses siguientes a la fecha de cierre del ejercicio (30 de abril para ejercicios que coinciden con el año natural).

En el caso de que la legalización se solicite fuera del plazo legal, el Registrador lo hará constar así en la diligencia del libro y en el asiento correspondiente del Libro-fichero de legalizaciones.

6. Obligación de conservar los libros y documentación contable

Los empresarios conservarán los libros, correspondencia, documentación y justificantes concernientes a su negocio, debidamente ordenados, durante 6 años, a partir del último asiento realizado en los libros, salvo lo que se establezca por disposiciones generales o especiales (Artículo 30 del Código de Comercio).

El cese del empresario en el ejercicio de sus actividades no le exime del deber de conservación de libros y demás documentación, y si hubiese fallecido recaerá sobre sus herederos. En caso de disolución de sociedades, serán sus liquidadores los obligados a cumplir lo prevenido.

La legislación tributaria, sin embargo, define otros plazos. La Ley General Tributaria establece que prescribe a los 4 años, la acción de la Administración para determinar la deuda tributaria, para exigir el pago de deudas e imponer sanciones. Por tanto, deben conservarse los libros, documentos y justificantes y cualquier documento con trascendencia tributaria (declaraciones, facturas, extractos bancarios, etc.) durante 4 años desde la finalización del período voluntario de presentación de la correspondiente declaración (Artículos 66 y 67 de la Ley 58/2003, General Tributaria).

Debe tenerse en cuenta posibles comunicaciones recibidas de la Administración o la presentación de declaraciones complementarias o sustitutivas que hayan podido interrumpir el plazo de prescripción a los efectos del cómputo del plazo de conservación de la citada documentación.

Para los elementos que formen parte del activo deberá conservarse la factura original de su adquisición hasta la prescripción de su baja definitiva del activo (es decir, 4 años) con el fin de poder justificar su origen y las amortizaciones practicadas. Por lo tanto, consideramos aconsejable disponer de un archivo independiente con las facturas originales para cumplir con el citado requisito.

Asimismo, la Ley del Impuesto de Sociedades permite compensar bases imponibles negativas durante 18 años para los períodos iniciados a partir de 1 de enero de 2012 (antes 15 años para los periodos impositivos iniciados a partir de 1 de enero de 2002. Durante ese plazo de compensación, la Administración puede exigir la acreditación de esas bases imponibles negativas mediante la exhibición de la contabilidad y soportes documentales (Artículo 25 TRLIS). Por lo tanto, deberá disponerse de tales documentos hasta los 4 años siguientes a la compensación de las citadas bases.

7. Depósito de Cuentas Anuales

Adicionalmente a la llevanza del correspondiente libro, las Cuentas Anuales deberán legalizarse hasta un mes desde su aprobación en la Junta General Ordinaria de Accionistas (la Junta debe celebrarse en los seis meses siguientes al cierre del ejercicio). Por lo tanto, el plazo para su depósito finaliza el 30 de julio para los ejercicios que coinciden con el año natural.

 

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