¿Es obligatoria la inscripción de los ficheros de datos de carácter personal ante la Agencia Española de Protección de Datos?
Efectivamente, es obligatoria la inscripción ante la Agencia Española de Protección de Datos los ficheros que contengan datos de carácter personal que estén registrados en cualquier tipo de soporte y que sean susceptibles de tratamiento.
En el artículo 3.b) de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, se define como fichero ‘todo conjunto organizado de datos de carácter personal, cualquiera que fuere la forma o modalidad de su creación, almacenamiento, organización y acceso’, ya sea en soporte papel o automatizado.
En consecuencia, cualquier persona sea física, jurídica o una administración pública que trate con datos de carácter personal debe inscribir ante la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD), todos los ficheros que contengan datos de carácter personal (por ejemplo: fichero de clientes, fichero proveedores, fichero nóminas, fichero trabajadores, etc.).
Los ficheros deben ser inscritos en el Registro General de Protección de Datos (RGPD) a nombre de cada uno de los responsables y conforme al formulario disponible en la web de la AEPD de forma gratuita, este formulario se debe utilizar tanto para inscribir, como para suprimir o modificar la inscripción de un fichero en el RGPD.
El formulario electrónico de NOtificaciones Telemáticas a la AEPD (NOTA) permite la presentación de notificaciones a través de Internet con certificado de firma electrónica reconocido. Dicho formulario interactivo, en formato PDF, se encuentra disponible en la página web de la Agencia (www.agpd.es).
Mediante este sistema de notificación se pueden realizar notificaciones de forma simplificada mediante notificaciones tipo pre cumplimentadas. Esta opción del formulario electrónico permite notificar de forma simplificada una serie de ficheros de titularidad privada relacionados con la gestión de comunidades de propietarios, clientes, nóminas, recursos humanos, entre otros.
Cualquier modificación posterior en el contenido de la inscripción de un fichero en el RGPD, deberá comunicarse a la Agencia Española de Protección de Datos, mediante la solicitud de modificación o de supresión de la inscripción, indicando el código de inscripción asignado por la Agencia y señalando aquellos apartados que se modifican respecto a la notificación anterior.
En el caso de que notifique la supresión de un fichero, además de lo anterior también se deberá indicar el motivo de la supresión y el destino de la información, y si se va a proceder a destruir el fichero deberán indicar las previsiones adoptadas para ello.
La notificación de un nuevo fichero o tratamiento nunca invalida o sustituye a una inscripción previa, si no se notifica una solicitud de supresión de la inscripción anterior se produciría un duplicado de la inscripción.