FINALIZACIÓN DEL PLAZO DE DOS AÑOS CONCEDIDO EN LA LEY DE PREVENCIÓN DE BLANQUEO DE CAPITALES PARA EL ALMACENAMIENTO DE DOCUMENTOS EN SOPORTE ÓPTICOS, MAGNÉTICOS O ELECTRÓNICOS.
El pasado 30 de abril finalizó el plazo de gracia de dos años concedido por la Ley 10/2010, de 28 de abril, de Prevención del Blanqueo de Capitales y Financiación de Terrorismo, para que los sujetos obligados almacenen las copias de los documentos de identificación de sus clientes en soportes ópticos, magnéticos o electrónicos.
La mencionada Ley, con el objeto de proteger la integridad del sistema financiero y de otros sectores de actividad económica, establece una serie de obligaciones y medidas preventivas que deben poner en práctica los sujetos obligados en función del riesgo asociado a su actividad y de las operaciones realizadas por sus clientes.
Existirá blanqueo de capitales siempre que se trate de ocultar la apariencia de bienes procedentes de actividades ilícitas, con independencia de la sanción con que dichas actividades ilícitas estén sancionadas. Se incluyen explícitamente, entre los productos susceptibles del blanqueo, las cuotas defraudadas en los delitos frente a la Hacienda Pública.
Pues bien, el artículo 25 de la mencionada ley estableció, en concreto, la obligación de conservación, durante un período mínimo de diez años, de la documentación en que se formalice el cumplimiento de las obligaciones establecidas en la ley.
En particular, los sujetos obligados conservarán, en materia de posibles casos de blanqueo de capitales o de financiación del terrorismo, los siguientes documentos:
- Copia de los documentos exigibles en aplicación de las medidas de diligencia debida, durante un periodo mínimo de diez años desde la terminación de la relación de negocios o la ejecución de la operación.
- Original o copia con fuerza probatoria de los documentos o registros que acrediten adecuadamente las operaciones, los intervinientes en las mismas y las relaciones de negocio, durante un periodo mínimo de diez años desde la ejecución de la operación o la terminación de la relación de negocios.
Por su parte, el apartado segundo del mencionado artículo establece la obligación de almacenar las copias de los documentos de identificación ópticos, magnéticos o electrónicos que garanticen su integridad, la correcta lectura de los datos, la imposibilidad de manipulación y su adecuada conservación y localización.
En todo caso, el sistema de archivo de los sujetos obligados deberá asegurar la adecuada gestión y disponibilidad de la documentación, tanto a efectos de control interno, como de atención en tiempo y forma a los requerimientos de las autoridades.
Pues bien, respecto a esta segunda obligación de almacenamiento de la documentación en soportes ópticos, magnéticos o electrónicos, la Disposición Final Séptima de la ley concedió un plazo de gracia de dos años para el cumplimiento de la misma, plazo que finalizaba el 30 de abril de 2012.
El incumplimiento de esta obligación se califica como infracción grave, que conlleva sanciones que pueden ascender a ciento cincuenta mil euros.
A continuación se expone y describen los sujetos obligados por la ley y, en su caso, las obligaciones deben dar cumplimiento.
Dentro de la amplia enumeración de sujetos a los que es de aplicación esta ley, destacan:
– Las entidades de crédito.
– Las entidades aseguradoras y corredores de seguros cuando actúen en relación con seguros de vida u otros servicios relacionados con inversiones.
– Las fundaciones y asociaciones.
– Las empresas de servicios de inversión y sociedades gestoras de instituciones de inversión colectiva.
– Las entidades gestoras de fondos de pensiones.
– Las sociedades gestoras de entidades de capital-riesgo y sociedades de garantía recíproca.
– Las entidades de pago y profesionales que ejerzan actividades de cambio de moneda. Los gestores de sistemas de pago y de compensación y liquidación de valores y productos financieros derivados, así como los gestores de tarjetas de crédito o debito emitidas por otras entidades.
– Los servicios postales respecto de actividades de giro o transferencia.
– Los intermediarios en la concesión de préstamos o créditos.
– Los promotores inmobiliarios y los profesionales en actividades de agencia, comisión o intermediación en la compraventa de inmuebles.
– Los asesores fiscales, auditores de cuentas y contables externos.
– Los notarios y los registradores.
– Los abogados, procuradores u otros profesionales independientes cuando participen en la realización o asesoramiento de operaciones por cuenta de clientes de compraventa de inmuebles o entidades comerciales, gestión de fondos, valores u otros activos, la apertura o gestión de cuentas bancarias, la organización de las aportaciones necesarias para la creación, funcionamiento o gestión de empresas o la creación, el funcionamiento o la gestión de fideicomisos, o cuando actúen por cuenta de clientes en cualquier operación financiera o inmobiliaria.
– Los profesionales que presten los siguientes servicios a terceros: constituir sociedades u otras entidades; ejercer funciones de dirección o secretaría de una sociedad, socio de una asociación o disponer que otra persona ejerza dichas funciones; facilitar un domicilio social o una dirección comercial, postal, administrativa y otros servicios afines a una persona jurídica; ejercer funciones de fideicomisario; o ejercer funciones de accionista por cuenta de otra persona.
– Los casinos de juego.
– Las personas que comercien profesionalmente con joyas, piedras o metales preciosos.
– Las personas que comercien profesionalmente con objetos de arte o antigüedades.
– Las personas que ejerzan actividades de depósito, custodia o transporte profesional de fondos o medios de pago.
– Las personas responsables de la gestión, explotación y comercialización de loterías u otros juegos de azar.
Las medidas de diligencia más destacadas que deben adoptar los sujetos obligados son las siguientes:
- Identificación formal de las personas físicas o jurídicas pretendan establecer relaciones de negocio o intervenir en cualesquier operación. La comprobación se hará previamente y mediante documentos fehacientes (documento de identidad, escrituras de la sociedad, licencias de actividad, etc.).
- Identificación del titular real debiendo recabar información de los clientes para determinar si éstos actúan por cuenta propia o de terceros, al efecto de determinar la estructura de propiedad o de control de las personas jurídicas. Si no puede determinarla, no establecerán o mantendrán relaciones de negocio.
- Propósito e índole de la relación de negocios, debiendo recabar de sus clientes información sobre la naturaleza y de su veracidad de su actividad económica.
Estas medidas se aplicarán a los antiguos y nuevos clientes.
Además de las mencionadas obligaciones, existen medidas de control interno que deben adoptar, que son las siguientes:
1. Obligación de establecer políticas de actuación y procedimientos internos en materia conservación de documentos, control interno, evaluación y gestión de riesgos.
2. Aprobación por escrito y aplicación de una política expresa de admisión de clientes.
3. Nombramiento de un órgano de control interno responsable de la aplicación de las políticas de actuación y procedimientos.
4. Aprobación de un manual que contenga los procedimientos y las medidas de control interno referidas.
5. Formación a sus empleados.
6. Examen anual por un experto externo, que redactará un informe por escrito donde valorará las medidas de control interno y propondrá, en su caso, eventuales rectificaciones o mejoras. Esta obligación no será exigible a los empresarios o profesionales individuales.
Por el sistema de sanciones previsto en la ley, resulta indispensable determinar si una persona o entidad es sujeto obligado por la Ley 10/2010, de 28 de abril, de Prevención del Blanqueo de Capitales, y en caso afirmativo, dar cumplimiento a todas y cada una de las obligaciones establecidas por la misma.