LEGALIZACIÓN DE LIBROS
Como cada año, el próximo mes de abril finaliza el plazo de presentación ante el Registro Mercantil de algunos de los libros que el Código de Comercio y otras normativas fiscales, obligan a llevar a sociedades y empresarios.
Es por ello que en el caso de que precisen que les llevemos a cabo la revisión del cierre del ejercicio 2013 así como del cálculo de la cuota del Impuesto sobre Sociedades, sería aconsejable que se pusieran en contacto con nosotros a la mayor brevedad.
- 1. Obligados a legalizar
Todo empresario (individual o social) que lleve contabilidad, deberán legalizar los libros que obligatoriamente se exigen según las disposiciones legales vigentes, en el Registro Mercantil de su domicilio social.
Por lo tanto, los empresarios individuales que consten dados de alta de algún epígrafe de I.A.E. (Impuesto sobre Actividades Económicas) en la categoría Empresarial (no Profesional) así como, todas las sociedades mercantiles deberán presentar para su legalización ante el Registro Mercantil la documentación que se exige, principalmente, en el Código de Comercio.
- 2. Libros obligatorios a legalizar
- Libro Diario
- Libro de Inventario y Cuentas Anuales
El plazo que se dispone para ello es hasta 4 meses desde el cierre del ejercicio (30 de abril para las sociedades cuyo ejercicio social coincida con el año natural).
Además, existe obligación de legalizar los siguientes libros:
- Libro de Actas
- Registro de Acciones Nominativas (Sociedades Anónimas)
- Libro Registro de Socios (Sociedades Limitadas)
- Libro Registro de contratos (sólo Sociedades Unipersonales)
Los libros auxiliares (mayores, registro IVA, etc.) no tienen que ser legalizados ante el Registro Mercantil aunque sí es obligatorio disponer de ellos.
- 3. Opciones de Presentación de los libros
- Libros físicos.
En este caso se legalizarán en el Registro Mercantil del domicilio social del empresario. En el caso del Registro Mercantil de Barcelona, para mayor comodidad del público, desde el día 24 AL 30 DE ABRIL ambos inclusive, se podrán presentar EXCLUSIVAMENTE las instancias solicitando la legalización, SIN ACOMPAÑAR LOS LIBROS, que serán presentados y diligenciados posteriormente.
- Soporte magnético
También es posible presentar a legalizar en el Registro los libros de comercio en soporte magnético (Disco de 3 ½ o CD-Rom). Desde la propia página Web del Registro Mercantil de Barcelona se puede descargar gratuitamente el programa necesario para la legalización de libros presentados en soporte magnético.
- Presentación telemática
Asimismo, de conformidad con lo establecido en la Instrucción de la Dirección General de los Registros y del Notariado de fecha 31 de diciembre de 1999 (BOE 08/01/2000), pueden legalizarse los libros de contabilidad de los empresarios, por vía telemática.
Como novedad el art. 18 de la Ley de apoyo a los emprendedores determina que todos los libros que obligatoriamente deban llevar los empresarios se legalizarán telemáticamente obligatoriamente desde el 1 de enero de 2014 (es decir, para los libros del ejercicio 2013). Sin embargo, los Registros no han podido adaptarse a la citada norma y en el caso del Registro Mercantil de Barcelona se podrán presentar libros en las tres modalidades antes detalladas.
- 4. Plazo para la legalización
Los libros de contabilidad (diario e inventario y balances) deben legalizarse antes de que transcurran los 4 meses siguientes a la fecha de cierre del ejercicio (30 de abril para las empresas que finalicen su ejercicio social el 31 de diciembre).
En el caso de que la legalización se solicite fuera del plazo legal, el Registrador lo hará constar así en la diligencia del libro y en el asiento correspondiente del Libro-fichero de legalizaciones.
- 5. Obligación de conservar los libros y documentación contable
La normativa mercantil exige que los empresarios conserven los libros, correspondencia, documentación y justificantes concernientes a su negocio, debidamente ordenados, durante 6 años, a partir del último asiento realizado en los libros, salvo lo que se establezca por disposiciones generales o especiales.
El cese del empresario en el ejercicio de sus actividades no le exime del deber de conservación de libros y demás documentación, y si hubiese fallecido recaerá sobre sus herederos. En caso de disolución de sociedades, serán sus liquidadores los obligados a cumplir lo prevenido.
La legislación tributaria, sin embargo, define otros plazos a efectos de prescripción fiscal. La Ley General Tributaria establece que prescribe a los 4 años, la acción de la Administración para determinar la deuda tributaria, para exigir el pago de deudas e imponer sanciones. Por tanto, deben conservarse los libros, documentos y justificantes y cualquier documento con trascendencia tributaria (declaraciones, facturas, extractos bancarios, etc.) durante 4 años desde la finalización del período voluntario de presentación de la correspondiente declaración.
Debe tenerse en cuenta que si se han recibido comunicaciones de la Administración o se han presentado declaraciones complementarias o sustitutivas, éstas han podido interrumpir el plazo de prescripción y también el cómputo del plazo de conservación de la citada documentación se verá ampliado.
Asimismo, debido a que la Ley del Impuesto de Sociedades permite compensar bases imponibles negativas (BINS) durante 18 años para los períodos iniciados a partir de 1 de enero de 2012, durante dicho plazo, la Administración puede exigir la acreditación de esas bases mediante la exhibición de la contabilidad y soportes documentales. Por lo tanto, en caso de disponer de BINS, la sociedad deberá disponerse de todos los documentos hasta los 4 años siguientes a la compensación de las citadas BINS.
Para los elementos que formen parte del activo deberá conservarse la factura original de adquisición hasta el plazo de prescripción a contar desde su baja definitiva del activo. Consideramos aconsejable disponer de un archivo independiente para estos elementos con las facturas originales para cumplir con el citado requisito.
- 6. Depósito de Cuentas Anuales
Adicionalmente a la llevanza del correspondiente libro, las Cuentas Anuales deberán legalizarse hasta un mes desde su aprobación en la Junta General Ordinaria de Accionistas (que debe celebrarse en los seis meses siguientes al cierre del ejercicio). Por lo tanto, el plazo para su depósito finaliza el 30 de julio para los ejercicios que coinciden con el año natural. Si la sociedad dispone de libro de hojas removibles de Cuentas Anuales, deberá proceder a su trascripción en el mismo.