En este mes de Abril finaliza el plazo para la presentación telemática de los libros contables en el Registro Mercantil. Por ello, como cada año, creemos oportuno recordar como debemos proceder al respecto, en especial tras la Instrucción del 12 de febrero de 2015 de la Dirección General de los Registros y del Notariado, cuyos principios tuvieron efectos, ya sin discrepancias, en la legalización de libros del año pasado.
Los libros deben ser legalizados por vía telemática, mediante firma electrónica válida, a través de la plataforma “Legalia” del Colegio de Registradores.
El periodo para su legalización son los 4 meses siguientes al cierre del ejercicio social, por lo que en caso de coincidir el ejercicio con el año natural, como mencionábamos al principio, el plazo finaliza el próximo 30 de Abril.
PLANA ABOGADOS & ECONOMISTAS, S.L.P. les invita a contactar con nosotros, en caso de precisar asesoramiento al respecto, dada la obligatoriedad de este trámite para todas las personas jurídicas y algunas personas físicas empresarios y/o profesionales.
Ahora bien, ¿qué libros se deben legalizar y que información deben incluir?
Podríamos hacer una clasificación entre los libros de presentación anual obligatoria, y aquellos que únicamente se presentarán en caso de alguna modificación en su contenido. Entre los primeros se encuentran:
- Libro Diario, en el que se registran diariamente las operaciones relativas a la actividad de la empresa.
- Libro de Inventario y Cuentas Anuales.
El Libro de Inventario está compuesto por:
-Un balance inicial, en que se encuentra una relación valorada de todos los bienes, derechos y obligaciones de la empresa al comienzo del ejercicio, coincidiendo con el inventario de cierre del ejercicio anterior.
-Los balances de comprobación de sumas y saldos, trimestralmente, en que aparecen todas las cuentas con saldo de la empresa, tanto de situación como de ingresos y gastos.
-El inventario de cierre, en que se detallan y valoran los distintos elementos del patrimonio al final del ejercicio.
El Libro de Cuentas Anuales incorpora como una unidad única, el balance, la cuenta de pérdidas y ganancias, el estado de cambios en el patrimonio neto y memorial anual y, en su caso, el estado de flujos de efectivo y el Informe de Gestión.
- Libro de Actas, donde quedan registrados los acuerdos tomados por las juntas generales y extraordinarias, y los demás órganos colegiados de la sociedad, incluyendo datos de la convocatoria, la constitución del órgano, un resumen de los asuntos tratados, las intervenciones con solicitud de constancia, los acuerdos adoptados y los resultados de las votaciones.
Entre aquellos libros que únicamente se presentan en caso de haber experimentado una modificación, encontramos los siguientes:
- Libro de Registro de Socios (para Sociedades Limitadas), donde se registra la titularidad originaria y las sucesivas transmisiones de las participaciones sociales, así como la constitución de derechos reales y otros gravámenes sobre las mismas.
- Libro Registro de Acciones Nominativas (para Sociedades Anónimas), donde se detallan las sucesivas transferencias de acciones, incluyendo los datos de los titulares, así como la constitución de derechos reales y otros gravámenes sobre las acciones.
- Libro Registro de Contratos con Sociedades unipersonales, donde se registran los contratos celebrados entre el socio único y la sociedad.